Muloqot har qanday tashkilot muvaffaqiyati uchun zarurdir. Bu har qanday korxonaning o'ziga xos "qon aylanish tizimi" dir. Muvaffaqiyatli rahbarlar, top-menejerlar va malakali mutaxassislar muvaffaqiyatga asosan muloqot qobiliyatlari tufayli erishdilar. Shaxslararo, guruh va tashkiliy aloqalarni qanday mustahkamlash va bir vaqtning o'zida rivojlantirish haqida bizning maqolamizda batafsil tavsiflanadi.
Aloqa jarayoni - bu nima?
Muloqot - bu ma'lumot almashish tartibi bo'lib, uning asosida menejer samarali qarorlar qabul qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oladi, shuningdek, qabul qilingan qarorlarni korxona xodimlariga etkazadi. Aloqa sifati yomon bo'lsa, qarorlar noto'g'ri bo'lishi mumkin. Odamlar rasmiylar ulardan nimani talab qilishini yaxshi tushunmaydilar va bu shaxslararo munosabatlarning buzilishi bilan to'la. Aloqa jarayonlarining samaradorligi ko'pincha tomonidan belgilanadiqarorlar sifati va ular kelajakda qanday amalga oshirilishi.
Axborot shaxslararo va tashkiliy aloqalarni amalga oshirishda alohida o’rin tutadi. Bu muloqotning natijasi, kommunikativ protseduraning tashqi ko'rinishi. Insonning og'zaki xatti-harakatida axborot alohida o'rin tutadi. U bir mavzudan ikkinchisiga o'tadi. Shu bilan birga, bu yerda subʼyektlar sifatida shaxslar, guruhlar yoki butun tashkilotlar harakat qilishlari mumkin.
Muloqot g'oyalar, fikrlar, ko'nikmalar, faktlar, hislar yoki hislarni etkazish orqali amalga oshirilishi mumkin. Bunga javoban kerakli javobni olishni talab qiladi. Shu bilan birga, shuni hisobga olish kerakki, tashkiliy aloqa va axborot tizimi bir-biri bilan bog'liq bo'lsa-da, turli xil hodisalardir. Shunday qilib, aloqa nafaqat uzatiladigan narsa, balki bu "narsa" qanday uzatilishidir. Axborot aloqa jarayonining faqat ajralmas qismidir.
Tashkiliy aloqa tizimi
Muloqot - bu ikki yoki undan ortiq kishilar ma'lum ma'lumotlarni almashish jarayonidir. Tashkiliy aloqaning asosiy maqsadi - almashiladigan ma'lumotni tushunishga erishishdir. Axir, ayirboshlash faktining o'zi amalga oshirilgan protseduraning muvaffaqiyatini kafolatlamaydi.
Tashkiliy aloqa tizimi bir nechta sub'ektlardan iborat:
- joʻnatuvchi – gʻoyani yaratuvchi yoki uzatish uchun maʼlumotni tanlaydigan shaxs;
- kanal - ma'lumotlar to'plamini uzatish vositasi;
- qabul qiluvchi - ma'lumotni qabul qiluvchi va uni sharhlovchi shaxs;
- xabarlar - ma'lum belgilar qatorida kodlangan to'g'ridan-to'g'ri ma'lumot.
Yuboruvchi va oluvchi ikkita asosiy shaxsdir. Aloqa jarayonida ular bir-biriga bog'liq bo'lgan bir necha bosqichlardan o'tadilar. Ularning vazifasi xabarni tuzish va uni har ikki tomon asl g'oyani bir xil talqin qiladigan tarzda uzatish uchun kanaldan foydalanishdir. Bu juda qiyin vazifa, chunki har bir keyingi qadam g'oyaning ma'nosini buzishi mumkin.
Shaxslararo va tashkiliy muloqotning to'rt bosqichi quyidagicha ko'rinadi:
- gʻoya yaratish;
- kodlash va kerakli ma'lumot uzatish kanalini tanlash;
- axborot uzatish;
- dekodlash.
Har bir qadam haqida bir oz ko'proq.
Aloqa elementlari
Ko'pincha aloqa jarayoni bir necha soniya davom etishi mumkin va shuning uchun undagi biron bir aniq bosqichni ajratib ko'rsatish juda qiyin. Shunga qaramay, sotsiologlar muloqot jarayonining to‘rtta asosiy bosqichini aniqladilar va tahlil qildilar.
Birinchi bosqich g’oya yaratish deb ataladi. Tashkiliy aloqa - bu ma'lum ma'lumotlarni shakllantirishdan boshlanadigan protsedura. Yuboruvchi muammoni xabarni yetkazib berish orqali hal qiladi. Ko'pincha bunday urinishlar birinchi bosqichda muvaffaqiyatsiz bo'ladi, chunki jo'natuvchi g'oya haqida o'ylashga etarli vaqt sarflamaydi.
Ko'pgina mutaxassislar muhimligini, hatto ustunligini ta'kidlaydilarbirinchi bosqichning qiymati. Amerika fuqarolar urushi qahramoni Jefferson Devis shunday degan edi: “O‘ylay boshlashdan oldin gapira boshlamang. Siz har doim qabul qiluvchiga etkazmoqchi bo'lgan g'oya haqida o'ylashingiz kerak. Siz ushbu fikrning dolzarbligi va adekvatligiga, shuningdek, aniq vaziyat va maqsadga ishonch hosil qilishingiz kerak.
Ikkinchi bosqich kodlash va kanal tanlash deb ataladi. Muloqotning tashkiliy madaniyati jo'natuvchi ma'lum belgilarga etkazmoqchi bo'lgan g'oyani qayta shakllantirishni talab qiladi. Bu so'zlar, imo-ishoralar, intonatsiyalar yoki boshqa narsa bo'lishi mumkin. Bu kodlash g‘oyani to‘liq xabarga aylantiradi.
Gʻoyani yaxshi etkazish uchun joʻnatuvchi kodlash uchun ishlatiladigan belgilar turiga mos keladigan kanalni tanlashi kerak. Eng yaxshi ma'lum bo'lganlar nutq, yozish va turli xil elektron ommaviy axborot vositalaridir: video yozuvlar, elektron pochta, kompyuterlar va boshqalar. Agar kanal tanlangan belgilarning jismoniy shakliga mos kelmasa, materialni uzatish mumkin emas. Shuni ham ta'kidlash kerakki, agar kanal birinchi bosqichda ishlab chiqilgan g'oyaga mos kelmasa, aloqa jarayonlarining samaradorligi pasayishi mumkin.
Shaxslararo, guruh yoki tashkiliy muloqot tartibining uchinchi bosqichi axborotni bevosita uzatishdir. Yuboruvchi xabarni yetkazish uchun kanaldan foydalanadi - kodlangan fikr jismoniy uzatiladi.
Nihoyat, oxirgi qadam dekodlash deb ataladi. Qabul qiluvchi jo'natuvchi tomonidan tuzilgan qabul qilingan belgilarni tarjima qiladio'z fikrlari. Muloqotning tugallanishi jarayonning ikki sub'ekti tomonidan g'oyani shakllantirish bilan bog'liq.
Aloqa turlari
Tashkiliy aloqa - bu juda ko'p turli elementlarni o'z ichiga olgan keng va juda hajmli jarayon. Eng keng tarqalgan tasnifga ko'ra, kommunikativ protsedura ichki va tashqi bo'linadi. Tashqi jarayon - bu tashkilot va tashqi muhit o'rtasidagi o'zaro ta'sir. Bundan tashqari, tashqi omillar tashkilot faoliyatiga kuchli ta'sir qiladi.
Bizneslar tashqi muhit komponentlari bilan aloqa qilish uchun turli vositalardan foydalanadilar. Mavjud potentsial iste'molchilar kerakli ma'lumotlarni reklama yoki tovarlarni ilgari surishning boshqa vositalari orqali oladilar. Bu erda tashkilot imidjini tashkil etuvchi ma'lum bir rasm muhim ahamiyatga ega.
Muloqotning ikkinchi turi ichki deyiladi. Bu turli darajalar va bo'limlar o'rtasidagi ichki tashkiliy aloqalardir. Ular rasmiy yoki norasmiy boʻlishi mumkin.
Rasmiy aloqa aloqalari korxonaning tashkiliy tuzilmasi, boshqaruv darajalari va funksional birliklar oʻrtasidagi munosabatlar bilan belgilanadigan hodisalardir. Norasmiy aloqalar "mish-mishlar kanali" deb ataladi. Mish-mishlar har doim ham noto'g'ri ma'lumot deb hisoblanmaydi. Tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, tashkiliy mish-mishlarning 80% dan ortig'i juda real va asosli voqealar bazasiga ega.
Tashkiliy aloqa norasmiy kanallarning eng keng tizimidir. Bunga quyidagi turdagi maʼlumotlar kirishi mumkin:
- tashkiliy tuzilmani oʻzgartirish;
- boʻlajak aksiyalar va transferlar;
- tashkiliy nizolar tafsilotlari;
- boʻlajak ishlab chiqarish qisqarishi;
- norasmiy uchrashuvlar va h.k.
Boshqa tasnifga ko'ra, tashkiliy aloqalar tuzilmasi darajalar bo'yicha shakllanadi. Demak, axborot uzatish jarayonlari vertikal ravishda amalga oshirilishi mumkin - ya'ni ular tushish va ko'tarilish bo'lishi mumkin. Axborot jarayonlarining pasayib borayotgan guruhi axborotni yuqori darajadan quyi darajaga o'tkazishdir - masalan, xodimdan vazifalar, ustuvorliklar, kerakli natijalar va boshqalar haqida so'ralganda. Yuqoriga aloqalar takliflar, hisobotlar shaklida amalga oshiriladi., tushuntirish yozuvlari va boshqalar
Shuningdek, boʻlimlar oʻrtasidagi, ishchi guruh va hokimiyat organlari, kasaba uyushmalari vakillari va rahbariyat oʻrtasidagi aloqa jarayonlari va hokazolarni alohida taʼkidlash lozim.
Aloqa toʻsiqlari turlari
Muloqotning tashkiliy madaniyatining samaradorligi to'siqlar - shaxslararo to'siqlar tufayli sezilarli darajada kamayishi mumkin. Tizim darajasida ular bir necha turga bo'lingan.
Birinchi toʻsiq idrok etish sharoitlari bilan bogʻliq boʻlishi mumkin. Menejer yoki boshqaruv tuzilmasining har qanday boshqa vakilining vazifasi idrokning mohiyatini tushunish, "individ uchun reallik" ni aniqlashdir. Ma'lumki, odamlar o'z muhitidagi haqiqiy hodisalarga emas, balki ularga munosabat bildiradilarbu hodisalarni idrok etish usullari. Sezgiga ta'sir qiluvchi omillarni tushunish orqali ko'plab to'siqlarni engib o'tish mumkin.
Pertseptiv to'siqning eng keng tarqalgan misoli qabul qiluvchi va jo'natuvchining faoliyat sohalari o'rtasidagi ziddiyatdir. Xuddi shu ma'lumot ularning tajribasiga qarab turli yo'llar bilan talqin qilinishi mumkin. Odamlar qiziqishlari, qarashlari, talablari va hissiy holatini hisobga olgan holda ma'lumotni tanlab olishlari mumkin.
Keyingi tashkiliy aloqa to'sig'i semantik deb ataladi. Semantika so'zlarni ishlatish va ularga ma'no berish haqidagi fandir. Ko'pincha ba'zi so'zlar tushunmovchiliklarga olib keladi, chunki ular kontekstga qarab ma'nosini o'zgartirishi mumkin.
Og'zaki bo'lmagan to'siqlar muloqot to'siqlarining uchinchi guruhidir. Biz so'zlardan tashqari har qanday belgilar haqida gapiramiz. Bu tabassum, tarang yuz, chimirilgan qoshlar, ko'z bilan aloqa qilish va boshqalar. Bu erda intonatsiya ayniqsa muhimdir - so'zlarning aniq talaffuzi. Bitta va bir xil iboraga boshqa belgi, teng boʻlmagan hissiy maʼno berilishi mumkin.
Samarasiz fikr-mulohazalar tashkiliy muloqotdagi toʻrtinchi muammoli omildir. Har bir inson yuborilgan xabarga hech bo'lmaganda qandaydir munosabatning qiymatini biladi. Aks holda, tomonlardan biri aloqani muvaffaqiyatsiz deb hisoblaydi.
Tashkiliy aloqa tizimidagi muammolarni hal qilish
Hozirda bir nechta strategiyalar ishlab chiqilganaloqa to‘siqlarini samarali yengib o‘tish va tashkilot xodimlari darajasida muloqot samaradorligini oshirish.
Birinchidan, korxona rahbariyati o'z xodimlarining muloqot qobiliyatlarini rivojlantirishga e'tibor qaratishi kerak. Sub'ektlar o'rtasidagi o'zaro ta'sirning eng mashhur usuli - bu faol tinglash. Ushbu uslubning ma'nosi tinglovchining ma'ruzachiga dastlab nimani etkazmoqchi bo'lganini aytishga yordam berish qobiliyatidadir. Faol tinglashning bir qancha tamoyillari mavjud:
- savollar bering, lekin ma'ruzachining gapini buzmang;
- suhbatdoshni sizga topshiring, do'stona va iliq muhit yarating;
- sabrli boʻling va oʻrganish bosqichida mojarolardan qoching;
- suhbatdoshga hamdardlik va qiziqish bildirish;
- chalgʻituvchi omillarni zararsizlantirishga harakat qiling, tashqi aralashuvdan qoching.
Ikkinchidan, xo'jayinlar o'zlarining xohish va g'oyalarini ularga etkazishdan oldin aniqlab olishlari kerak. O'tkazish ob'ekti bo'lishi kerak bo'lgan masalalar va muammolarni muntazam ravishda o'ylab ko'rish va tahlil qilish kerak.
Samarali tashkiliy aloqaga fikr-mulohaza bildirish, "tashqaridan qarash", yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammolarga moyillik va boshqalar kabi usullardan foydalanish orqali erishish mumkin.
Shaxslararo muloqot
Tashkiliy aloqaning har qanday shakli, agar uning asosiy elementlari sifat jihatidan shakllangan bo'lsagina muvaffaqiyatli hisoblanadi -shaxslararo muloqot hodisalari. Ikki yoki undan ortiq sub'ektlar o'rtasidagi aloqani qanday qilib to'g'ri loyihalash kerak? Boshlash uchun bir nechta tamoyillarni yodda tutish kerak:
- aytilgan yoki yuborilgan narsalarni yo'q qilishning qaytarilmasligi;
- fikr aloqa jarayonining ajralmas sharti sifatida;
- jamiyatdagi shaxslararo muloqotning qaytarilmasligi va muqarrarligi.
Muloqotning uchta asosiy shakli mavjud. Bu taniqli dialog, monolog va polilog. Bu aloqaning tashkiliy shaklini yaratishda alohida rol o'ynaydigan oxirgi shakl.
Aloqa jarayonlarini optimallashtirish usullari
Mulohazalarga alohida e'tibor bering. Bu tashkiliy aloqaning muhim elementidir. Ushbu komponentning rolini e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi. Aynan javob aloqa jarayonini eng sifatli va samarali qiladi.
Yodda tutingki, fikr-mulohaza o'z vaqtida va aniq tuzilgan bo'lishi kerak. Unda tarjima qilingan asl xabar va bir qator aniqlovchi savollar bo'lishi kerak. Asl xabarni ham salbiy, ham ijobiy deb baholash istalmagan.
Fikr-mulohaza olishning eng keng tarqalgan va ishonchli usuli bu savollar berishdir. Ko'pincha, ular kiruvchi xabarni qabul qiluvchi dastlab eshitishni xohlagan narsa bilan solishtirish uchun kerak bo'ladi. Xuddi shu narsa jo‘natuvchiga ham tegishli: u jo‘natilgan materialni dastlab shakllantirilishi kerak bo‘lgan narsa bilan solishtirish uchun oluvchiga qo‘shimcha savollar berishi mumkin.
uchuntashkiliy kommunikatsiyalarni samarali boshqarish uchun xodimlarning texnik aloqa ko'nikmalarini rivojlantirishga harakat qilish kerak - ya'ni eslatma yozish, faks, elektron pochta va hokazolardan foydalanish.
Boshqaruv tizimlari va muloqot madaniyati aniq belgilanishi kerak. Zamonaviy tashkilotlar korporativ turdagi "issiq liniyalar" dan foydalanishlari mumkin - xodimlar istalgan vaqtda ma'lumot almashinuvidan foydalanishlari, aniq savollar berishlari, o'z fikrlari va baholarini ifodalashlari, birgalikda pikniklar, ekskursiyalar tashkil qilishlari va hokazo. Bularning barchasi tashkiliy muloqotning norasmiy misollaridir.
Demak, tashkiliy aloqa samaradorligini oshirishning bir qancha usullari mavjud. Shu bilan birga, bitta savol dolzarb bo'lib qolmoqda: nima uchun ma'lumotlar almashinuvi va aloqa protseduralari umuman kerak? Ular qanday ma'noga ega va ular qanday ma'noga ega? Keling, buni batafsilroq aniqlashga harakat qilaylik.
Tashkiliy jarayonda muloqotning ahamiyati
Aloqa jarayonlarining rivojlanishidagi zamonaviy davr bu hodisani ijtimoiy ishlab chiqarish ehtiyojlari bilan belgilanadigan mahsulot sifatida baholash imkonini beradi. Mehnat, yer va kapital kabi anʼanaviy omillar faqat maʼlumotlar almashinuvi va aloqa tartiblaridan samarali foydalanilgandagina ishlaydi.
Muloqot deganda axborot uzatish va javob berish tizimi tushuniladi. Bu bilim almashinuvi, intellektual mulk, turli xil ma'lumotlar va boshqalar.kasbiy xizmatning maxsus turi, uning maqsadi tashkilot kapitalining barcha turlarini samarali shakllantirish va malakali rivojlantirishdir. Bu maqsadga faqat axborotni uzatishning maxsus texnologiyalari, vositalari, usullari va mexanizmlaridan foydalanish orqali erishish mumkin.
Ma'lumki, aloqasiz aloqa bo'lmaydi, muloqotsiz esa hech qanday guruhning mavjudligi haqida gap ham bo'lishi mumkin emas. Shunday qilib, muloqot guruhning rivojlanishi va uning hayotining hal qiluvchi shartidir.
Barcha aloqalarni ikki guruhga bo'lish mumkin: rasmiy va norasmiy. Birinchi guruhga belgilangan turdagi elementlar, ya'ni nazorat jarayonida sodir bo'ladiganlar kiradi. Norasmiy aloqa turlari kamroq ulushga ega. Ular o'z-o'zidan paydo bo'ladi va ko'pincha muhokama qilinmaydi. Shu bilan birga, har bir xodim o'z mavjudligi faktidan xabardor.
Menejer yoki boshqa rahbar aloqa vositalarini yaxshi egallashi kerak. Uning mas'uliyatiga aloqa jarayonida olingan vositalardan to'g'ri foydalanish, to'siqlar va to'siqlarni engib o'tish kiradi.
Muloqotning tashkiliy xatti-harakati ma'lumotni menejerlarga va qarorlarni ijrochilarga etkazishdir. Aloqa jarayonlarisiz tashkilotni qurish, shuningdek, inson faoliyatini muvofiqlashtirishni ta'minlash mumkin emas.
Shunday qilib, ma'lumot uzatish protsedurasi hamma narsada yordam beradi: u ma'lum bir tashkilot va tashqi muhit o'rtasidagi aloqani ta'minlash, tartibga solish imkonini beradi.barcha boshqaruv funktsiyalarining o'zaro ta'siri va qabul qilingan qarorlarning izchilligi.
Aloqa tarmoqlari turlari
Tashkiliy aloqa tizimi haqida gapirganda, aloqa tarmog'i tushunchasini alohida ajratib ko'rsatish kerak. Chiziq bilan bog'langan ikkita tashkiliy birlik kanal deb ataladi. Axborot uzatish vaqtida kanal ikki yoki undan ortiq tashkiliy bo'linmalarni bog'lashi mumkin. Axborot tarmog'i shunday shakllanadi - har qanday tashkilot uchun juda oddiy hodisa.
Tarmoqlar ochiq va yopiq. Ochiq bo'lganlar mavjud kanallar orqali ma'lumotlar oqimiga to'sqinlik qilmaydi. Bu, masalan, "zanjir" - axborotni uzatish uchun chiziqli aloqa. "Zanjir" takrorlanuvchi, muntazam operatsiyalar uchun samarali, lekin doimiy o'zgaruvchan sharoitlarda ishlash uchun yomon mos keladi. Shunga o'xshash sxema "G'ildirak" dir. Barcha ma'lumotlar ertami kechmi markaziy lavozimni egallagan xodimga o'tadi.
Yopiq tarmoqlar axborotni tarqatishda cheklangan. Ulardan tijorat sirlarini saqlaydigan tashkilotlar foydalanadi.
