Maqolada kiruvchi va chiquvchi hujjatlar, hujjat aylanishi va uning tuzilishi, hujjat aylanishi, uning rejimi va davriyligi, ichki va tashqi hujjatlar kabi tushunchalar uchun tushuntirishlar berilgan. Kerakli ma'lumotlarni ajratib ko'rsatish va ularni ish yuritish jarayonida joriy ishlar va arxivlarda saqlash usullari keltirilgan.
Hujjat oqimlarining turlari
Axborot asrida har qanday ishlab chiqarish, iste'mol, tartibga solish yoki tarqatish tuzilmalarining ishlashini hujjatsiz tasavvur qilib bo'lmaydi. Bugungi axborot qog'ozi va elektron bumda hujjatlar bilan ishlash tobora murakkablashib bormoqda. Axborot tashuvchilar o'zgarmoqda, uni qayta ishlovchi odamlar o'zgarmoqda, axborotdan foydalanishning huquqiy maydoni o'zgarmoqda. Hujjat aylanishi tushunchasi va tuzilishi ham oʻzgarishi mumkin.
Hujjat hujjat oqimining birligi sifatida
Hujjat har qanday moddiy ob'ekt shaklida qayd etilgan ma'lumotdir. Hujjat fotosuratlar, videolar, audio yozuvlar bo'lishi mumkinqog'oz muhiti va fayllar. Ammo hujjat bir qator zarur talablarga ega bo'lsagina hujjatga aylanadi. Ushbu talablar rekvizitlar deb ataladi va qonun hujjatlarida yoki hujjatlarning ayrim turlari uchun normativ hujjatlarda belgilangan majburiy xususiyatlardir. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun, masalan, GOST R 7.0.97-2016 mavjud. Eng muhim tafsilotlardan biri bu hujjatning sanasi (ba'zan hatto vaqti).
Hujjat aylanishi nima
Hujjatlar oqimi - axborot yaratish punktlari, axborotni qayta ishlash punktlari, axborotni saqlash punktlari va axborotdan bevosita foydalanuvchilar oʻrtasidagi hujjatlar harakati. Hujjat oqimlari hujjatlar turi va ularning mazmuni, rejimi va davriyligi, harakatlanish usullari va boshqalar jihatidan juda farq qiladi.
Tashkilotdagi hujjat aylanishi (korxonalar ham nazarda tutiladi) yoʻnalishi boʻyicha kiruvchi va chiquvchiga boʻlinadi. Hujjatlar bilan ishlashda xatolik va chalkashliklarga yo'l qo'ymaslik uchun oqimning har bir turi bir-biridan ajratilishi kerak.
Kirish hujjat aylanishi tashkilotga pochta, elektron pochta orqali, ataylab olib kelingan (kurerlar orqali) hujjatlardan iborat. Kirish joyidagi hujjatlar tartiblangan bo'lishi kerak, keraksiz - axlat qutisiga olib tashlanadi. Kerakli yoki ehtimol zarur bo'lgan hujjatlar jurnallarda (qog'oz yoki elektron) qayd etilishi kerak, unda qabul qilingan sana, hujjatning nomi va uning rekvizitlari (hujjatning sanasi, jo'natuvchining nomi va boshqalar), qaysi tashkiliy bo'linma ko'rsatilgan. hujjat yuborildi.
Chiqish hujjatlari oqimi yaratilgan va hujjatlardan iborattashkilot tomonidan chiqarilgan yoki qayta ishlanadi. Barcha chiquvchi hujjatlarga seriya raqami berilishi kerak, ular kerakli rekvizitlarning mavjudligi va ularning to'g'riligi tekshiriladi, ular sana ko'rsatilgan jurnallarda qayd etilishi kerak (qoida tariqasida, bu hujjat imzolangan sana), chiquvchi raqam va hujjatni tayyorlagan bo'lim kodi.
Agar hujjat aylanishini zudlik bilan qayta ishlashning iloji boʻlmasa (uning keskin oʻsishi), tashkilot uchun koʻpincha juda qimmatga tushadigan xato va kechikishlarga yoʻl qoʻymaslik uchun hujjatlarni qayta ishlovchi xodimlar sonini koʻpaytirish kerak.
Hujjat oqimlarining turlari juda xilma-xil bo'lishi mumkin, barchasi tashkilot faoliyati turiga va uning ish usullariga bog'liq.
Yirik tashkilotlar va korxonalar uchun toʻgʻri tuzilgan hujjat aylanishi materiallar yoki mahsulotlar oqimi kabi muhim ahamiyatga ega. Katta hajmdagi hujjatlar uchun hatto hujjatli texnologik jarayonlar ham ishlab chiqiladi va qo'llaniladi.
Tashqi va ichki hujjat aylanishi tushunchasi
Tashkilotdagi kiruvchi va chiquvchi ma'lumotlardan tashqari, ichki, ya'ni. faqat tashkilotning o'zida yaratilgan va foydalaniladigan ma'lumotlar. Ushbu ma'lumotlar ma'lum darajada maxfiylikka ega bo'lishi mumkin va hatto bitta bo'limda ham ochiq bo'lmasligi mumkin. Xuddi shu tashkilotning bo'limlari o'rtasida xat almashish odatda qabul qilinmaydi. Hujjatli aloqa uchun bo'lim boshliqlari tomonidan imzolangan xizmat eslatmalari (hisobotlar, tushuntirish xatlari, sertifikatlar) qo'llaniladi. Yodgorliklarga qo'shimcha ravishdatashkilotlar buyruqlar, ko'rsatmalar, sertifikatlar, texnik hujjatlar va boshqa hujjatlar bilan ishlaydi.
Maxfiy ma'lumotlar jamoat joylariga, hatto ko'chirma yoki qismlar ko'rinishida ham tushmasligi uchun ushbu sabablarga ko'ra ichki hujjat aylanishi aniq tartibga solinishi kerak. Shuning uchun ichki ma'lumotlar tashkilot doirasidan, ba'zan esa bir birlik chegarasidan tashqariga chiqish uchun mo'ljallanmagan. Bunday holda, bunday ma'lumotlar bo'limdan bo'limga faqat bo'lim boshlig'ining ruxsati bilan o'tkaziladi va qabul qiluvchini ko'rsatadigan va uning olish huquqini tasdiqlovchi maxsus jurnallarda (hatto tashkilot arxiviga ham) uzatish paytida qayd etiladi. hujjatlar bilan ishlashga ruxsat).
Hujjat oqimi parametrlari
Hujjatlar oqimi murakkab tizim boʻlib, quyidagi parametrlar bilan tavsiflanadi:
- kontent (yoki u qanday funktsiyalarni bajaradi);
- tuzilmasi;
- rejim va tsikliklik;
- yoʻnalish;
- tovush;
- boshqa.
Tarkib yoki funksionallik
Ushbu hujjat aylanishi parametri tashkilot tomonidan foydalaniladigan hujjatlar roʻyxati va ushbu hujjatlardagi maʼlumotlarning tarkibi. Faoliyati juda aniq va vaqt o'tishi bilan doimiy bo'lgan oz sonli tashkilotlar uchun bu qiymat doimiydir (odatda bu sudlar, arxivlar, reestrlar va boshqa noishlab chiqarish tashkilotlari). Aksariyat tashkilotlar, ayniqsa ishlab chiqarish tashkilotlari uchun hujjat aylanishi doimiy bo'lmagan qiymat bo'lib, u o'zgaraditurli o'zgarishlarga qarab: faoliyat turi, hamkorlar, texnologiyalar, materiallar, qonunchilik va ishlab chiqarishni o'zgartirish va vaqtinchalik o'zgarishlarning boshqa talablari.
Hujjatlar oqimi tuzilishi
Ish jarayonining kontseptsiyasi va tuzilishini hujjatlar tasnifi va ularni indekslash berilgan xususiyatlar bilan tavsiflash mumkin, butun yo'nalish tizimi tashkilot hujjatlarining ma'lumot apparatida shakllantiriladi. Odatda, bunday tuzilma hujjat aylanishining turi va maqsadiga mos keladi.
Rejim va aylanishlar
Ushbu parametrlar vaqt oʻtishi bilan kiruvchi axborot yukidagi oʻzgarishlarni aniqlaydi. Bu, masalan, qabul kampaniyasi davrida taʼlim muassasasi abituriyentlarining shaxsiy fayllari yoki sessiyalar va bitiruv vaqtida talabalarning hujjatlari bilan ishlash hajmining keskin oshishi.
Bunday oʻzgarishlar tashkilotning ichki ritmlari bilan bogʻliq boʻlib, odatda oldindan aytish mumkin va rejalashtirilgan.
Hujjat oqimi yoʻnalishidagi oʻzgarishlar
Bu oʻzgarishlar axborotni qayta ishlash boʻlimi ishining mazmuni bilan bogʻliq. Bular hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish usullaridagi farqlar, hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish usullari, ular bilan tanishish usullari va, ayniqsa, turli hujjatlarni tasdiqlash va muvofiqlashtirish. Hujjatlar oqimi yo'nalishidagi o'zgarishlarga tashkilotlarning tuzilishi va yo'nalishidagi ichki o'zgarishlar ham ta'sir qiladi.
Hujjat oqimi hajmi
Hujjat aylanishi hajmi - bu miqdorhujjatlar (asl va nusxalar) ham hujjatlarning o'zlari, ham varaqlar soni, belgilar, ijrochilar va hujjat kelishilgan shaxslar soni bilan ifodalanishi mumkin. Masalan, shartnoma bo‘yicha kelishib olishingiz kerak bo‘lgan yoki imzolashingiz kerak bo‘lgan hamkor tashkilotlar soni.
Tashkilotning ish jarayoni barcha oqimlardagi hujjatlarning umumiy sonini oʻz ichiga oladi.
Tashkilotda hujjat aylanishi bilan ishlashni takomillashtirish
Bu ishni takomillashtirish uchun barcha ish yuritish jarayonini oʻrganish, jarayonni texnologik jihatdan barkamol qiladigan aniq tavsiyalarni belgilash zarur: hujjatlar bilan ishlashda takroriylikni olib tashlash, unga aloqador boʻlmagan boʻlimlar tomonidan hujjatlarni tasdiqlashni istisno qilish. Hujjatlar oqimi qanchalik katta bo'lsa, tashkilotning ma'muriy apparati yoki hech bo'lmaganda ko'p qismi shunchalik yuklanadi.
Kadrlar hujjatlari bilan ishlashni takomillashtirishning asosiy jihatlaridan biri bu ularning hujjat aylanishining barcha bosqichlarida kasbiy tayyorgarligi darajasi, xodimlarning optimal yuklamasi, har bir bo’limda hujjat bilan ishlashning aniq tartibga solinishi hisoblanadi.
Hujjatlarning katta aylanmalari bilan tartibga solish va standartlashtirish mexanizatsiyalash va ish yuritishni avtomatlashtirishdan foydalanish, hujjatlar bilan ishlaydigan xodimlar sonini optimal songacha kamaytirish imkonini beradi.
Afsuski, buxg alteriya hisobi usullari nomukammalligi tufayli hujjat aylanishi hajmi haqidagi maʼlumotlar odatda yetarlicha baholanmaydi.
Asosiyhujjat aylanishi uchun zamonaviy talablar
- Muntazamlik. Inson faoliyatidagi ma'lumotlar oqimidagi har qanday tiqilib qolish yoki muvaffaqiyatsizlik butun tizimning umuman buzilishiga olib keladi. Hujjatlar hajmini oshirishni oldindan ko'rib chiqish va rejalashtirish kerak.
- Boshqarish imkoniyati. Axborot oqimini boshqarish mumkin va kerak. Ofis tizimi nafaqat barqaror, balki ishlashda ham moslashuvchan bo'lishi kerak; Xodimlar barcha ofis operatsiyalari bo'yicha universal tarzda o'qitilishi kerak.
- Mehnatni ratsionalizatsiya, mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish orqali ish jarayonining samaradorligini doimiy ravishda oshirish.
- Muddati, bajaruvchilari va boshqalar koʻrsatilgan hujjatlar harakatining marshrut-texnologik xaritalarini muntazam ravishda tuzish va yangilash.
- Hujjatlarni standartlashtirish, ularni qayta ishlash usullari, toʻgʻri arxivlash, har bir hujjat uchun saqlash joylarini belgilash hujjatlarni qidirish va ular bilan ishlashni tezlashtiradi.
